Qu'est-ce que le reporting et quels outils lui sont associés ?

Le reporting est un système d’information permettant des échanges entre les différentes fonctions de l’entreprise. Chacun peut ainsi faire progresser ses projets en connaissance de la situation générale. Les outils de reporting sont des tableaux de bord dont les indicateurs de performance sont laissés au choix du spécialiste. Il existe des solutions informatiques pour générer automatiquement ces rapports.

Le reporting : un système d’information

Le reporting est un système d’information, en continu, entre les filiales d’une entreprise, et au sein d’une filiale entre les équipes. Le reporting existe dans tous les domaines : - La gestion.
- Les finances.
- Le marketing.
- La fabrication.
- Le développement.
- Le juridique… Le reporting est le fruit d’un contexte dans lequel il faut absolument être réactif. Il n’est plus possible de planifier et attendre des résultats annuels. Ce délai peut être suffisant pour couler. L’entreprise doit être dynamique pour répondre, au jour le jour, aux fluctuations du marché. Le reporting permet, en permanence, de mesurer et agir. Le reporting est, en général, mensuel ou bimensuel. Chaque équipe doit, en fait, tenir toutes les autres au courant de ses projets, de ses actes et de ses résultats. Cela se passe au cours des réunions où la brièveté et l’efficacité sont de mise. Plutôt qu’être récitées, les informations sont récapitulées dans des tableaux de bord, illustrées par des schémas où des photos. Une fiche est distribuée (le plus souvent par voie électronique) qui tient sur une page. Ce n’est pas parce que ces informations sont brèves qu’elles doivent être superficielles, au contraire. Les informations diffusées doivent être sélectionnées pour leur qualité informative : - Elles doivent apprendre quelque chose de nouveau.
- Elles doivent souligner quelque chose d’intéressant.
- Elles doivent concerner quelque chose d’important. Leurs fondements sont solides, mais elles sont exposées brièvement parce que déjà traitées. De la sorte, ceux qui ne sont pas spécialistes peuvent les analyser (ce qu’ils ne peuvent pas faire lorsque l’information est brute).

Les outils du reporting : les tableaux de bord

Les indicateurs retenus pour élaborer les tableaux de bord du reporting dépendent de la nature de celui-ci. Les indicateurs de productivité - Coût horaire du travail.
- Heures productives.
- Quantité produite.
- Matières premières consommées.
- Quantité livrées.
- Chiffre d’affaires d’un vendeur.
- Taux de rendez-vous se concluant par un devis.
- Taux de devis acceptés... Les indicateurs de rentabilité - Marge brute (chiffre d’affaires HT - achats HT).
- Résultat net (résultat avant impôt - charges).
- Valeur ajoutée (chiffre d’affaires - achats).
- Résultat d’exploitation (chiffre d’affaires + autres produits - charges).
- Capacité d’autofinancement (bénéfices + amortissements). Les indicateurs financiers - Solvabilité.
- Endettement.
- État de la trésorerie.
- Ratio budget prévisionnel et dépenses.
- Ration production et développement.
- Coût par poste.
- Gain par client.
- Coût d’un projet… Les solutions informatiques L’outil informatique idéal est celui qui, après avoir été paramétré, exploite de lui-même les données pour les présenter sous forme de document bref et compréhensible. Il existe : - JasperReports à examiner sur Jaspersoft.com.
- Birt, sur Eclipse.org.
- Pentaho et aussi Spagobi et Palo. Ce sont des logiciels open source (libres de droits) qui n’exigent pas de connaître le langage Java. OpenReports sur Oreports.com est adapté au partage sur un intranet. Mais, on peut, tout simplement, créer son outil de reporting avec Excel. Le site MicosoftOffice propose des modèles téléchargeables. Il faut reconnaître que les outils complets sont bien plus efficaces.