Le recrutement d'une secrétaire : quels sont les critères d'embauche ?

Le métier des secrétaires au sein d'une entreprise a beaucoup évolué ces dernières années, surtout depuis l'arrivée des nouvelles technologies et du multimédia. Le temps de la secrétaire dactylographe est maintenant révolu, place aux assistantes. Le terme secrétaire n'étant pratiquement plus utilisé, il est remplacé par assistante : assistante administrative, commerciale, comptable, etc. Vous recherchez ce type de poste, voici quels sont les critères d'embauche pour le décrocher.

Le savoir-faire

En consultant votre CV d'assistante, l'employeur va s'attarder sur votre parcours professionnel et vos années d'expérience professionnelle. C'est important pour lui que sa future collaboratrice justifie de quelques années passées à ce poste. Lors de l'entretien, mettez en avant vos compétences organisationnelles, c'est-à-dire comment organiser les activités du service ou de l'entreprise, gérer les plannings, les appels téléphoniques, l'organisation de réunions ou de déplacements, etc. C'est nécessaire de savoir gérer le temps et les priorités. Dans une petite ou moyenne entreprise, l'assistante prendra aussi en charge la gestion du personnel (les dossiers personnels, la planification des congés, etc.). Autres qualités requises pour occuper ce poste : la parfaite maîtrise des outils et techniques de communication. Etre autonome sur les logiciels bureautiques tels que le tableur et base de données, le traitement de texte, le logiciel de création et présentation de diaporamas. Savoir surfer sur le Net, mettre une place une conférence téléphonique ou une web-conférence sont des aptitudes très appréciées. L'employeur va également porter son attention sur vos compétences rédactionnelles avec une parfaite maîtrise de la langue française (grammaire et orthographe). Ces qualités doivent être irréprochables pour la rédaction de comptes-rendus de réunions et la mise à jour de documents circulants au sein de l'entreprise. En résumé les critères d'embauche, pris en compte sur le savoir-faire, sont les compétences organisationnelles, informatiques et rédactionnelles. En un seul mot, être polyvalente !

Le savoir-être

Le recrutement d'une assistante passe aussi par le savoir-être. C'est primordial, pour occuper ce poste, d'avoir d'autres qualités citées dans le savoir-faire. L'assistante devra faire preuve de compétences relationnelles avec les collaborateurs de l'entreprise, mais aussi avec les clients et fournisseurs, savoir communiquer et écouter. Voici quelques qualités et aptitudes chères aux employeurs : - la disponibilité,
- la prise d'initiative,
- la discrétion,
- la capacité d'adaptation,
- l'implication et la volonté de contribuer aux bons résultats de l'entreprise,
- la rigueur,
- la diplomatie,
- le sens du contact. Dernier critère qui peut faire la différence au cours d'un entretien, c'est la maîtrise d'une langue étrangère. Pour ce type de poste, ayez une bonne présentation et soyez naturelle. Pas de chichis. N'en faites pas trop, cela peut rebuter votre futur responsable. Ainsi, vous serez la super secrétaire ou assistante et votre employeur aura déniché la perle rare !